Стандарт деловой переписки

Иногда с клиентом нужно связаться в мессенджерах.

Правило №1 — выражайте мысли без лишних эмоций.

Правило №2— не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения.

Правило №3 — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня.

Правило №4 — избегайте голосовых сообщений.

Правило №5 — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов

Правило №6— обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить».

По email:

Правило №1. Обязательно указывайте тему. Кратко, но по существу.

Правило №2. Обращайтесь к адресату по имени и отчеству (или просто по имени, но только если это уместно)

Правило №3. Не забывайте о приветствии. В рамках делового общения используются максимально нейтральные и вежливые формы приветствий: «Добрый день!», «Здравствуйте, ...» и т.д. Избегайте слишком фамильярных, эмоциональных или явно безвкусных оборотов.

Правило №4. Форматируйте текст. Не отформатированный текст сложно и неудобно читать, поэтому обязательно делайте отступы между абзацами, не используйте жирный шрифт и курсив (в деловой переписке это считается дурным тоном), а если приходится вставлять в текст ссылки, размещайте их блоком (например, в конце абзаца или письма). Чтобы структурировать информацию, используйте списки.

Правило №5. Будьте лаконичны и не отступайте от темы. Помните, что максимально комфортным при прочтении считается объём, не превышающий размер экрана.

Правило №6. Старайтесь указывать чёткие сроки и даты. Поскольку выражения «срочно», «как можно скорее», «в ближайшее время» и им подобные каждый понимает по-своему, указывайте точные сроки: «завтра», «не позднее 25 декабря», «до конца недели» и т.п.

Правило №7. Сохраняйте всю историю переписки.

Правило №8. Называйте все прилагаемые файлы и документы просто и понятно.

Правило №9. Не заставляйте адресата ждать. Очевидно, что ответ на деловое письмо далеко не всегда может быть мгновенным. Но если у вас есть возможность ответить оперативно, не пренебрегайте ею и не откладывайте отправку в долгий ящик

Правило №10. Подпись обязательна, если переписка происходит по средствам email.